A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS MICROFILMADOS
O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas e a baixo custo.
São regulamentados pelo Decreto Lei 1.799/96 e Lei 5.433/68, que foram criadas para garantir a autenticidade dos documentos microfilmados. Dentro do Decreto Lei 1.799/96 podemos dar destaque a alguns artigos:
"Art. 1º: A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas."
Além dos microfilmes, todos os documentos emitidos e/ou extraídos a partir dos mesmos, em função de seu valor de prova, possuem valor legal.
"Art. 2°: A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto."
"Art. 9°: Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.
1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.
2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos.
3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente."
Para que haja padronização da microfilmagem de documentos arquivísticos de acordo com as normas internacionais, o Conarq, baixou a Resolução nº 10/99, que dispõe sobre a adoção de símbolos ISO (Norma ISO 9878/1990) nas sinaléticas a serem utilizadas nesse processo.
"Art. 12: A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991."
"Art. 13: Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor."
A microfilmagem só poderá ser utilizada como forma oficial de substituição de documentos se prevista na tabela de temporalidade do órgão e aprovada pela autoridade competente.
Para tornar legal essa substituição é necessário o registro em Livro ata do termo de substituição e eliminação de documentos.
Os microfilmes, que passaram a exercer a função de originais após a eliminação dos documentos suporte em papel, deverão cumprir os mesmos prazos estabelecidos na tabela de temporalidade sendo, por fim, eliminados quando aqueles expirarem;
Microfilmar não é licença para eliminar. Só poderão ser eliminados, após a microfilmagem, os documentos não classificados como de valor permanente.
"Art. 15: A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto."
Obrigação de empresas e cartórios e de toda instituição que utilize o microfilme possuírem o registro do Ministério da Justiça para exercer, legalmente, a atividade de microfilmagem de documentos, tanto para si como para terceiros.
O microfilme ocupa bem menos espaço do que o suporte papel. Em nossa apresentação, levamos caixas arquivo para fazer a comparação:
Quatro caixas arquivo, equivalem a um rolo de microfilme. O microfilme que levamos, continha 2.500 documentos.
Antes e depois de cada sessão de microfilmagem da mesma espécie documental, deverá haver a identificação desta, através das chamadas Sinaléticas. Nela, contemos um termo inicial de abertura, onde há a identificação do nº da microfilmagem, e a assinatura do responsável por fazer o microfilme e do responsável pela guarda do documento; em seguida, há uma folha onde há a identificação do documento; finalmente há o microfilme dos documentos e na última página desta espécie, há o termo de fechamento, onde deve conter novamente a assinatura do responsável pela microfilmagem.
Em suma, o que garante a autenticidade dos documentos microfilmados?
A autenticidade do microfilme é garantida pelos seguintes aspectos:
- A microfilmagem ter sido realizada por empresa ou cartório registrado no Ministério da Justiça;
- O microfilme não apresentar emendas ou rasuras;
- Ser mantido sob custódia do produtor do documento arquivístico microfilmado;
- Possuir na imagem de abertura e encerramento do rolo de microfilme a identificação e assinatura do responsável pela microfilmagem e pelo responsável pela guarda da documentação, e
- As cópias de documentos originados do microfilme devem possuir carimbo e assinatura do responsável por sua guarda atestando sua autenticidade.
OBRIGADO PELA ATENÇÃO, E ARQUIVE COM MODERAÇÃO!
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